Unternehmen online - Buchführung mit Zukunft

Digitale Belege - Nutzen Sie die Vorteile! Wir erleichtern Ihnen den Weg in die digitale Welt!

Für den Erfolg Ihres Unternehmens ist es wichtig, dass Sie jederzeit schnell Einsicht in Ihre betriebswirtschaftlichen Daten nehmen können.
Die traditionellen Methoden der Steuerberatung – z. B. der Einsatz von Pendelordnern zum Austausch der Buchführungsdaten - setzen hier Grenzen.

Mit Unternehmen online gibt es eine Lösung, mit der Sie tagesaktuell alle relevanten Informationen von überall nutzen können. Durch die elektronische Übermittlung Ihrer Daten zum und vom Steuerberater wird dies möglich.
Unternehmen online ist die moderne Lösung der digitalen Buchführung.

Ihre Vorteile von Unternehmen online
  • Kein Austausch von Papierbelegen mit der Kanzlei mehr nötig, die bisher benötigte Arbeitszeit für die Vorbereitung und Transport des Pendelordners entfällt.
  • Ihre Originalbelege verbleiben immer im Unternehmen. Die Ablage kann nach Ihren unternehmerischen Anforderungen erfolgen.
    Ihr Steuerberater greift im DATEV-Rechenzentrum darauf zu.
  • Steigerung der Aktualität durch die Neuorganisation des Belegflusses.
    Durch die mögliche wöchentliche oder gar tägliche Verbuchung können Ihnen stets die aktuellen Zahlen Ihres Unternehmens zur Verfügung stehen.
  • Forderungen und Verbindlichkeiten sind hoch aktuell für Zahlungslauf oder Mahnung.
    Auf Wunsch ist Forderungsmanagement möglich, Mahnvorschlagsliste sowie Mahnschreiben.
  • Abwicklung des Zahlungsverkehrs über Unternehmens Online mit vorausgefüllten Zahlungsträgern vom digitalen Beleg möglich.
    Eine doppelte Erfassung für die Anweisung von Zahlungen entfällt.
  • Betriebswirtschaftliche Auswertung, Controlling-Report und elektronisch archivierte Belege sind jederzeit in DATEV Unternehmen Online für Sie im geschützten Bereich einsehbar.
  • Kein Medienbruch mehr! – Erhalten Sie Rechnungen elektronisch, werden diese elektronisch von uns weiterverarbeitet.

Im Ergebnis können Sie damit Ihren Aufwand senken und dabei von unserem Beratungswissen und unserem betriebswirtschaftlichen Know-How profitieren.

Ganz unabhängig von Ihrem Standort

Sparen Sie Zeit und Geld und profitieren Sie von der Möglichkeit immer und überall Einsicht in Ihre betriebswirtschaftlichen Auswertungen nehmen zu können! Gerne stehen wir Ihnen zur Verfügung um Ihren individuellen Funktionsumfang von Unternehmen online zu ermitteln, damit die Anwendung passgenau auf Sie zugeschnitten ist.

Der Ablauf von Unternehmen online im Detail

Sie scannen die Buchhaltungsbelege ein und legen diese in Unternehmen Online ab. Durch die Übertragung ins DATEV Rechenzentrum stehen die Belege Ihnen und uns zentral zur Verfügung. Gleichzeitig erfolgt eine revisionssichere Archivierung der digitalisierten Belege.

Im zweiten Schritt sind nun wir gefragt. Über eine spezielle Online-Anwendung bekommen wir die Belege im Buchführungsprogramm angezeigt. Die eingehenden Daten werden wie Ihre Papierbelege bisher von uns überprüft und verbucht. Jedem Buchungssatz wird dabei der entsprechende digitale Beleg zugeordnet und mit diesem fest verknüpft. So ist der Beleg für die Abschlusserstellung und Prüfung jederzeit wieder verfügbar und erspart Rückfragen und Suchzeiten.

Zusätzlich können wir die von Ihnen erstellten Ausgangsrechnungen, Ihre elektronisch erfassten Kassenbewegungen und Ihre Kontoumsätze direkt in die Buchhaltung übernehmen. Die Übergabe und Vorlage der Buchhaltungsunterlagen in Papier wird somit entbehrlich.

Sobald die Daten von uns bearbeitet sind, können Sie über Ihren persönlichen Unternehmen online Zugang Einblick auf die entsprechenden Informationen nehmen und so aktiv ihr Unternehmen steuern.

Sehen Sie, wie Sie mit DATEV Unternehmen online die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater gestalten - ganz ohne Papierkram:

Belegvernichtung - Der Traum vom papierlosen Büro

Die Ablage sämtlicher Geschäftsunterlagen, über die gesamte Aufbewahrungsdauer von 10 Jahren, in Papierform, bindet zum einen räumliche Ressourcen und ist zum anderen mit einem erheblichen Arbeitsaufwand verbunden.

Durch die Nutzung von Unternehmen online werden Ihre Belege im DATEV Rechenzentrum revisionssicher archiviert. Gehen Sie einen Schritt weiter, hin zur Vernichtung der Originalbelege nach der digitalen Archivierung durch Ersetzendes Scannen.

Die rechtlichen Rahmenbedingungen hierzu sind durch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) festgelegt. Voraussetzung für die digitale Archivierung und die anschließende Vernichtung der Papierbelege sind die Einrichtung eines Internen Kontrollsystems und die Erstellung einer Verfahrensdokumentation.

Die Schaffung eines Internen Kontrollsystems im Unternehmen bedeutet, dass vorhandene Abläufe geprüft und Zuständigkeiten festgelegt werden. Auf Basis von technischen und organisatorischen Maßnahmen soll die Umsetzung der Entscheidungen und Ziele der Geschäftsleitung sichergestellt werden. Die Verfahrensdokumentation dient der Aufzeichnung des Wegs der Belege und der entsprechenden Prozesse im Unternehmen und in der Steuerkanzlei.

Wir unterstützen Sie gerne bei der individuellen Umsetzung dieser Vorgaben und der Implementierung von Prozessen. Anhand von Musterprozessen und -dokumentationen können wir in diesem Bereich gezielt Hilfestellung geben und eine individuelle Lösung für Ihr Unternehmen finden. Gerne überprüfen wir auch einige Monate nach Einführung der digitalen Archivierung, dass alle erforderlichen Vorgaben erfüllt werden.

Ihre Vorteile der digitalen Archivierung
  • Wegfall des Papierarchivs durch Vernichtung der Papierbelege (Ersetzendes Scannen)
  • Schnellere Wiederauffindbarkeit der Belege
  • Dezentraler Zugriff auf die Belege
  • Revisionssichere Archivierung Ihrer Daten im DATEV-Rechenzentrum
  • Überprüfung und Vereinfachung Ihrer Arbeitsabläufe durch das Interne Kontrollsystem und die Verfahrensdokumentation

Die digitale Archivierung ist nicht nur ein Thema in Bezug auf Ihre Buchhaltungsunterlagen. Darüber hinaus können auch Geschäftsbriefe, Lieferscheine, Bestellungen, Angebote, usw. digital archiviert werden. Dies stellt ein schnelleres Wiederauffinden der Belege sicher und vereinheitlicht die Ablagestruktur in Ihrem Unternehmen.

Wir unterstützen Sie gerne bei der Einrichtung eines Prozesses für die Digitalisierung Ihrer Unterlagen. Gerne informieren wir Sie in einem persönlichen Gespräch über individuelle Möglichkeiten für Ihr Unternehmen.

Mit nachfolgeder Demo sehen Sie, unter welchen Voraussetzung Sie die Originalbelege nach dem Scannen vernichten können:

Prozessoptimierung

Viele Abläufe innerhalb eines Unternehmens haben sich über die Jahre hinweg entwickelt. Im Alltag wird dabei oftmals nicht mehr darüber nachgedacht, weshalb Vorgänge in einer bestimmten Art und Weise abgewickelt werden und ob diese Strukturen sinnvoll sind. Dadurch kommt es vor, dass Vorgehensweisen weitergeführt werden, die umständlich und zeitintensiv sind und dabei unnötig Ressourcen binden.
Gerade vor dem Hintergrund der fortschreitenden Digitalisierung und der damit verbundenen Möglichkeiten der Automatisierung, erachten wir es für sinnvoll in regelmäßigen Abständen zu überprüfen, inwieweit Abläufe neu strukturiert werden können um dabei Zeit und Kosten zu sparen.

Vorteile durch Prozessoptimierung

Potentiale zur Optimierung und Automatisierung können sich auf vielfältige Art und Weise ergeben.

Dies kann beispielsweise stattfinden durch
  • Verbesserung der Abläufe in verschiedenen Bereichen wie Posteingangsbearbeitung, Auftragsverwaltung, Rechnungstellung, Zahlungsverkehr, Mahnwesen
  • Optimierung des Ablagesystems, auch im Hinblick auf eine digitale Lösung
  • Verbesserung der Kommunikation zwischen den Mitarbeitern

Gerne helfen wir Ihnen dabei, Ihren Büroalltag zu analysieren und Ihre Prozessabläufe zu verbessern. Sprechen Sie uns an!

Upload/SmartLogin App

  • Erfassen Sie Ihre Belege von unterwegs!
    Belege einfach abfotografieren und sofort auf sicherem Weg ins elektronische Belegarchiv transferieren – das macht die App DATEV Upload mobil möglich.
  • Papier-Belege, die revisionssicher im DATEV-Rechenzentrum archiviert werden sollen, werden in der Regel via Scanner digitalisiert. Mit DATEV Upload mobil geht das auch mit dem Smartphone.

Der Anwender kann damit den Beleg gleich dort, wo er entstanden ist, einfach erfassen. Das ist insbesondere bei Belegen über Kleinstbeträge praktisch, die bar bezahlt werden. Quittungen für das Parkhaus oder den Parkplatz, der Einkaufsbeleg für Putzmittel im Supermarkt, der Tankbeleg oder die Portoquittung stehen über den neuen Weg umgehend zur Verfügung.